|
1 Rekisterinpitäjä |
Nimi: Suur-Jämsän Sukututkijat ry Osoite: Yhdistyksen postiosoite on yhdistyksen jäsensivulla, yhteydenottoa sähköpostilla suositellaan. email:
|
|
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa |
Nimi: Yhdistyksen sihteeri Osoite: Kts kohta 1. email:
|
|
3 Rekisterin nimi |
Suur-Jämsän Sukututkijat ry:n jäsenrekisteri |
|
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus |
Ajantasaisen jäsenrekisterin pitäminen yhdistyslain vaatiman jäsenerekisterin ylläpitämiseksi ja jäsenyyden hoitamiseksi, - yhteydenpito jäseniin, jäsenlehtien postitus - jäsenmaksujen periminen - äänivaltaisuuden toteaminen yhdistyksen kokouksissa. Jäsenyyden loputtua kaikki henkilöä koskevat henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä. Jäsenmaksutiedot jäävät talouden kirjanpitoon vähintään kirjanpitolain vaatimaksi ajaksi. Tarvittavista tilastoista (jäsenmäärä jne) ei voi tunnistaa yksittäistä jäsentä. Jäsenviestien lähettämiseksi voidaan ylläpitää sähköpostiosoitteista luetteloa, jossa ovat vain jäsenten ilmoittamat sähköpostiosoitteet, ei muita tunnistetietoja. Henkilökohtaisten jäsensivujen käyttöoikeuksien valvomiseksi on luettelo, jossa on jäsenelle ilmoitettu käyttäjätunnus. |
|
5 Rekisterin tietosisältö |
Jäsenrekisterissä on jokaisesta jäsenestä yhdistyslain vaatimat tiedot - etu- ja sukunimet - postiosoite. Lisäksi jäsenyyden hoitamiseksi on jokaisesta - jäsennumero ja jäsentyyppi - jäseneksi liittymisvuosi - jäsensivujen käyttäjätunnus. Lisäksi rekisterissä on sen mukaan kuin jäsen on ilmoittanut - puhelinnumero - sähköpostiosoite - muut jäsenten vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot. Jäsenmaksuluettelo - Jäsenmaksuseurantaa varten sihteeri toimittaa rahastonhoitajalle nimiluettelon jäsenrekisteristä - Jäsenmaksujen suoritukset valvotaan pankin tiliotteilla. Maksaneiden tiedot poistetaan jäsenmaksuluettelosta. Jäsenen toiminta ja asema yhdistyksessä ilmenee pöytäkirjoista ja toimintakertomuksista, jotka arkistoidaan vähintään lain vaatima aika. |
|
6 Säännönmukaiset tietolähteet |
Tiedot on saatu jäseniltä itseltään. |
|
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset |
Jäsenrekisteri on sihteerin hallussa. Yhdistyksen jäsenillä on yhdistyslain mukainen tiedonsaantioikeus rekisterissä oleviin nimi- ja osoitetietoihin. Yhdistyksen toimihenkilöillä on tehtävänsä mukainen tiedonsaantioikeus. Jokaisella jäsenellä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot kysymällä yhdistyksen sihteeriltä. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille ilman jäsenen nimenomaista lupaa tai lakisääteistä tarvetta. Jäsenlehtien ja jäsenkirjeiden postituksen hoitaa yhdistys itse. |
|
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle |
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. |
|
9 Rekisterin suojaus |
Manuaalinen aineisto: Jäsenrekisterin paperiversio sihteerillä lukitussa kaapissa. ATK:lla käsiteltävät tiedot: Jäsenrekisterin sähköinen versio on sihteerin tietokoneella, jota muut eivät käytä. Tietokone on salasanasuojattu ja asianmukaisen palomuurin suojaama. Yhdistyksen salasanasuojatuilla jäsensivuilla voi olla yhdistyksen toimihenkilöiden tehtävä ja nimi. |
